小規模オフィスとは？利用するメリットや選び方をご紹介！

近年、小規模オフィスの需要が高まっています。
しかし、小規模オフィスとはどのような形態なのか知らない方も多いでしょう。
そこで今回は、事務所の賃貸借契約を検討している方に向けて、小規模オフィスとは何か、メリット・デメリットやおすすめの選び方をご紹介します。

小規模オフィスとはどのようなものか

事務所の賃貸借契約を検討している方は、物件の選択肢をあらかじめ広げておくのがポイントです。
そのためにも、小規模オフィスの概要はしっかりと押さえておきましょう。
以下では、小規模オフィスとはどのようなものか、意味や役割をご紹介します。

小規模オフィスの意味

小規模オフィスとは、小さな規模のオフィスです。
広さに関する明確な公的基準は存在しません。
小規模オフィスの必要な床面積は、利用する人数や業種によって異なるため、事業内容に応じて検討することが重要です。
また、企業によっては4坪以上の広さを設ける場合もあるため、一概にはいえません。
それぞれの用途に適した広さを選定する必要があります。
さらに、小規模オフィスの賃料は地域ごとに異なるため、注意が必要です。
立地や間取りによっても賃料が異なるため、賃貸借契約を締結する前に周辺相場を確認しておきましょう。

小規模オフィスの役割

小規模オフィスは、事業を立ち上げたばかりのスタートアップやベンチャー企業に選ばれる傾向があります。
従業員数が数名から10名程度の企業に適しており、これからビジネスを始める方におすすめです。
新規事業を始める際にオフィスを借りる予定の方は、小規模な事務所からスタートすることでリスクを軽減できます。
いきなり大きな事務所を借りると、事業がうまくいかなかった場合に契約者の負担が大きくなる恐れがあるでしょう。
また、小規模オフィスはフリーランスにも適しています。
自宅の一部をオフィスとして利用しているケースもありますが、事務所を借りることで仕事とプライベートにメリハリをつけることができます。
自宅に家族がいるなどで仕事環境を外に整えたい方は、小規模オフィスの利用を検討すると良いでしょう。

小規模オフィスを活用するメリット・デメリット

小規模オフィスへの入居を検討しているなら、以下のメリット・デメリットを押さえておくことが重要です。
安いからといって安易に物件を選んでしまうと、入居後に居心地の悪さを感じてしまう可能性があります。
オフィス環境が悪ければ、作業の効率にも悪影響を及ぼしかねません。
より良い環境で効率良く作業を進めるためにも、オフィス選びは慎重におこないましょう。
しかし、今後事業規模が拡大した場合の移転コストや費用対効果について、不安を抱く方もいらっしゃるかもしれません。

メリット①初期費用を大幅に抑えられる

小規模オフィスを借りるメリットは、初期費用を抑えられることです。
オフィスを借りる際には、敷金や礼金、仲介手数料などの初期費用が発生します。
これらの費用は高額になることが多く、契約者にとって大きな負担となる場合があるでしょう。
一方で、賃貸オフィスの形態によっては、敷金や礼金が不要な場合もあります。
たとえば、シェアオフィスやコワーキングスペースでは、入会金や登録料のみで済むことが多いですが、物件や契約形態によって初期費用は異なるため、注意が必要です。
また、オフィスに必要なデスクや椅子などの家具がすでに整っている場合がほとんどで、物件によってはインターネット環境も完備されています。
このように、月々の利用料で充実したオフィス環境を利用できることが、小規模オフィスならではのメリットです。

メリット②コミュニケーションが取りやすい

小規模オフィスは、従業員とのコミュニケーションが取りやすく、作業の進捗やミスを把握しやすくなります。
従業員同士の相談や雑談もしやすい環境となり、作業の効率化が図れるでしょう。
家具のレイアウトを工夫すれば、さらに話しやすい環境を作ることができます。
従業員がお互いの顔を確認できるようなデスク配置などを工夫することをおすすめします。

デメリット①収納が少ない可能性がある

小規模オフィスは、収納スペースが限られている可能性があるため、注意が必要です。
デザイン性の高い物件を選んでも、収納が不足していると物が散乱する恐れがあります。
散らかったオフィスは作業効率が低下するため、適切な対策が求められます。
デッドスペースとなりやすい柱周りや窓際を有効に活用したり、ペーパーレス化を進めたりすることが必要です。

デメリット②空いているオフィスが少ない

小規模オフィスは需要が高いため、人気の立地ではすぐに埋まる可能性があります。
とくに、主要駅に近いオフィスは物件探しに苦労する恐れがあります。
希望の物件を見つけた場合は、できるだけ早く契約することが重要です。
小規模オフィスが見つからない場合は、コワーキングスペースの利用も検討すると良いでしょう。
コワーキングスペースであれば、席に空きがあればすぐに利用できます。

小規模オフィスの選び方

小規模オフィスを選ぶときには、以下のポイントを押さえておくことが大切です。
賃料やデザインだけで決めてしまうと、失敗する可能性が高いので注意しましょう。

おすすめの選び方①仕事しやすい立地を考える

小規模オフィスを選ぶ際にまず重要なのは「立地」です。
地域ごとに異なる特色があるため、どのエリアにオフィスを構えるかは重要な要素となります。
そのため、オフィス選びでは、物件のある地域が周囲からどのように認識されているかも考慮しなければなりません。
イメージの良いエリアにオフィスを構えることで、会社の信頼性を高めることができます。
一方で、印象の悪いエリアにオフィスを構えてしまうと、企業の信頼性を損なう恐れがあるため、注意が必要です。
オフィス選びの際には、従業員や取引先など、すべての関係者にとって有益な立地であるかを検討する必要があります。
とくに、取引先と頻繁に打ち合わせをおこなう場合は、その点を考慮した立地選びが重要です。
どのような立地が仕事をしやすいかをあらゆる角度から判断しましょう。
また、内見の際には駅からの距離や周辺の騒音、セキュリティ設備などをしっかり確認し、実際に足を運んだ感覚も重視すると安心です。

おすすめの選び方②BCPを意識する

小規模オフィスの選び方では、BCPを意識することが重要です。
BCPとは、「事業継続計画」のことであり、国内では災害に備えた施策全般を指す言葉として使用されます。
BCPには、災害発生時の対応、復旧期の行動指針、日常的な備えなどが含まれ、これらは具体的な施策として計画されています。
物件探しを始める前に、BCPを考慮しておくことが必要です。
従業員や取引先の安全を確保できる物件を選ぶことが求められます。

おすすめの選び方③共用部分は清潔に維持されているか確認する

共用部分が清潔かどうかは、オフィス選びにおいて重要なポイントです。
共用部分が汚れていると、作業効率が低下するだけでなく、企業のイメージにも悪影響を与える可能性があります。
入居前には、廊下、階段、エレベーターなどの共用部分が清潔に保たれているか、十分に確認することが大切です。
誰がどのくらいの頻度で清掃をおこなうかを事前に確認しておけば、物件選びで失敗するリスクを減らすことができます。
小規模オフィスの選び方に迷った際は、共用部分の管理状態を基に物件を判断するのも一つの方法です。

まとめ

小規模オフィスは小さな事務所として扱われるため、事業を立ち上げたばかりのスタートアップ・ベンチャー企業やフリーランスに活用される傾向にあります。
このような物件は初期費用を抑えられるほか、従業員とのコミュニケーションを取りやすくできるのがメリットです。
選び方のポイントとして、仕事しやすい立地やBCPを意識すると、企業のイメージ向上にもつながるでしょう。