小規模オフィスのレイアウトで事前にやることは？ポイントと注意点も解説！

小規模オフィスを借りるときは、物件の条件だけでなく、入居後のレイアウトもしっかり考えておきたいところです。
レイアウトに関しては、事前にやることや知っておきたいポイントがあり、詳細を把握していないと入居後に困りかねないため、注意が必要です。
そこで今回は、小規模オフィスのレイアウトで事前にやることのほか、知っておきたいポイントと注意点も解説します。

小規模オフィスでレイアウト前にやること

小規模オフィスでレイアウト前にやることは、以下のとおりです。

やること①コンセプトの決定

入居後のレイアウトを決めるうえで、まずはオフィスのコンセプトを決めることが大事です。
望ましいレイアウトは、オフィスのコンセプトによって変わるからです。
社員同士で柔軟にコミュニケーションがとれるオフィスにしたいなら、デスク同士を遮るものは減らすほうが良いといえます。
くわえて、社員同士でアイコンタクトや会話がしやすい環境にすれば、コンセプトに沿ったオフィスとなります。
コンセプトを決めるうえでのコツは、できるだけ具体的な方針を立てることです。
おしゃれなオフィスにしたいなどのあいまいなものだと、適切なレイアウトを判断しにくいため注意しましょう。
また、社員から現状の課題や要望などを事前に聞いておくと、コンセプトを決めるうえで良い参考になります。

やること②ゾーニング

ゾーニングとは、エントランスや執務室、休憩室など、オフィスに必要なスペースを割り振ることです。
小規模オフィスはあまり広くないため、限られたスペースを効率良く活用しなくてはなりません。
ゾーニングにあたっては、社員の人数や平均的な来客数などをふまえ、適切な配置を考えるのが基本です。
また、業務効率を高めるため、オフィス内の動線はしっかり考慮しておきましょう。
小規模オフィスでゾーニングをおこなうときのコツは、ひとつのスペースを複数の用途で使うことです。
たとえば、応接間と打ち合わせの場を兼用にすると、スペースをうまく節約できます。

やること③オフィスに必要な設備の確認

オフィスに必要な設備の確認は、レイアウト前にやることのひとつです。
確認したい設備は、自社の業務に必要なだけの収納設備や、インターネット・電話の回線などです。
必要な設備が十分に整っていないと、レイアウト以前の問題で仕事が滞りやすく、業績が傾きかねません。

小規模オフィスにおけるレイアウトのポイント

小規模オフィスにおけるレイアウトのポイントは、以下のとおりです。

配置の工夫

オフィスで実際に業務をおこなううえでは、パーテーションや収納設備、コピー機など、さまざまなものが必要です。
家具や機器などを用意するにあたり、小規模オフィスでは、各設置物の配置を工夫することがポイントです。
家具や機器などは多くのスペースを占めるため、室内の印象を左右します。
また、家具や機器などをどのように配置するかで、業務効率や動線が変わるものです。
自社のオフィスとして望ましい状態となるよう、家具や機器などの配置はよく考えて決めることが大事です。

収納スペースの確保

室内がやや狭い小規模オフィスにおいて、収納スペースをどう確保するかは大事なポイントです。
大きな家具はあまり設置できないため、収納スペースの確保には工夫が必要です。
たとえば、机・壁などにポケットやラックを取り付ければ、小規模オフィスでも収納スペースをうまく確保できます。
また、収納設備として用意した棚を、パーテーションとして使うのも良い方法です。
高さのある収納棚なら視線をうまく遮れるため、パーテーションの代わりになります。
設置場所を工夫すれば、収納設備とパーテーションを兼用にでき、限られたスペースを有効に活用できます。

色彩効果の利用

小規模オフィスから感じる体感的な狭さは、色彩効果で軽減できることがあります。
内装の色が膨張して見えるものなら、暖色や明度の高い色を選ぶなど、色同士の相性を意識するのがポイントです。
オフィスに設置する家具や機器を選ぶとき、室内の壁や床と調和する色を選ぶと、色彩効果で空間が少し広く見えます。
実際の面積は変わらなくとも、室内の印象は少し調整できるため、相性の良い色をうまく組み合わせてみましょう。

社員の勤務形態

オフィスのレイアウトを決めるポイントのひとつは、社員の勤務形態にあります。
社員のほとんどが内勤なら、座席を固定するほうがおすすめです。
一方、外勤の社員が多いなら、座席を固定しないフリーアドレスが向いています。
社員たちの基本的な勤務形態をふまえ、効果的なレイアウトを考えてみましょう。

小規模オフィスにおけるレイアウトの注意点

小規模オフィスにおけるレイアウトの注意点は、以下のとおりです。

室内に響く音

レイアウトにあたっての注意点は、まず室内に響く音に配慮することです。
小規模オフィスでは、設置した機器の音が部屋全体に響き、業務の妨げとなることがあります。
対策としては、音の出る機器を隅のほうに配置するのが有効です。
また、吸音材を設置すると、機器から出る音を軽減できる可能性があります。
社員が仕事に集中するための静かなスペースは、通常のワークスペースから離れた位置に設置するのがおすすめです。
くわえて、オフィス内でWEB会議をよくおこなうなら、周囲の雑音はできるだけ少ないほうが望ましいといえます。
オフィス内に雑音の少ないスペースが見当たらないのであれば、WEB会議用のスペースを遮音性の高い素材で覆ってみましょう。

パーテーションによる圧迫感

パーテーションは室内のスペースを仕切るうえでは便利ですが、並べすぎると圧迫感が出てしまうのは注意点です。
パーテーションを減らしたオープンなスペースを作ると、室内に開放感が生まれ、社員同士の会話が促されます。
空間は仕切りつつ、圧迫感を減らしたいなら、背の低いパーテーションを使うのがひとつの方法です。
背の低いものなら、パーテーションを設置しても、圧迫感は比較的軽減できます。

将来の増員の可能性

オフィスのレイアウトを考えるときの注意点は、将来に社員を増員する可能性が挙げられます。
将来に社員を増員したとき、オフィスのスペースが足りないと、レイアウトの変更やオフィスの移転などが避けられません。
もとからスペースに余裕が少ない小規模オフィスでは、社員が増える可能性をふまえてレイアウトを決めておくことが、大事な注意点となります。
限られた面積を少しでも有効に活用するため、オフィス内では省スペース化に力を入れたいところです。
保管する書類を電子化し、紙の書類をできるだけ減らせば、小規模オフィスを少しでも広く使えます。
また、オフィス家具は可変性のものを選び、都合に応じて家具を動かしたり、変形させたりするのも有効です。
このような取り組みで省スペース化に成功すると、将来の増員に対応しやすくなります。
なお、省スペース化にあたっての注意点は、地震が起きたときに危険なレイアウトになっていないかどうかです。
限られた広さを有効に活用しようとすると、ワークスペースの近くに収納設備などが配置されることがあります。
設置した設備が倒れると危険なときは、転倒防止策を忘れずに講じておきましょう。

まとめ

小規模オフィスにおいて事前にやることには、レイアウトの方向性に関わるコンセプトの決定、必要なスペースを割り振るゾーニングなどがあります。
レイアウトのポイントには、配置の工夫、収納スペースの確保、色彩効果の利用、社員の勤務形態などが挙げられます。
注意点は、室内に響く音やパーテーションによる圧迫感に配慮したり、将来の増員の可能性を考慮したりすることです。