オフィスにおける共用部分とはどこを指す？内見のポイント・管理体制も解説

オフィスを借りるなら、従業員が気持ち良く仕事に取り組める環境を選びたいものです。
しかし、内見でどこを確認すれば良いのか、賃貸借契約を結んだらどこまで管理しなければならないのかなど、不安を感じている方もいらっしゃるでしょう。
そこで今回は、オフィスにおける共用部分とは何か、内見時のチェックポイントや管理体制と併せて解説します。

オフィスにおける共用部分とは

共用部分とは

共用部分とは、区分所有権建物と呼ばれるマンションやオフィスビルなどにおいて、専有部分以外にあたる全部を指す言葉です。
区分所有者全員の使用が想定される施設および付属部分は、すべて共用部分に分類されます。
なお、専有部分とは、フロアや各室など、区分所有権建物を購入または賃貸借契約した方だけが独占的に使用できる場所を指します。
共有部分にみられる特徴は、共有部分の所有権をすべての区分所有者が共有する点です。
賃貸物件のオフィスであれば、賃貸借契約を結んでいる方全員が共用部分を所有する権利を得ていることを意味します。

共用部分の具体例

賃貸物件のオフィスにおける共用部分は、主に以下のとおりです。

●専有部分に該当しない建物および付属設備
●性質上あるいは規約により共用部分に該当するもの

専有部分に該当しない建物および付属設備には、オフィスのエントランスや共用廊下をはじめ、エレベーターホールや駐車場が挙げられます。
オフィスビル内にある階段や機械室も同じく専有部分には属さないため、共用部分に含まれます。
廊下に設置されている各室のメーターボックス・内壁と外壁・バルコニーも、共用部分の一種です。
専有部分には該当しないオフィスの付属設備も共用部分であり、オフィスビルに付属するエレベーターや電気・給排水設備、インターネット通信に関する設備が含まれます。
共用廊下に設置されている宅配ボックスも、共用部分に該当する設備と覚えておきましょう。
性質上または規約により共用部分に該当するのは、オフィスビルの管理人室などが対象です。
オフィスビルのうち、多くの部分が共用部分に当てはまると覚えておいてください。

オフィスビルの内見における共用部分のチェックポイント

オフィスビルの内見時にチェックしておきたい共有部分は、以下の3点です。

内見におけるチェックポイント➀清掃・管理

オフィスビルの内見時に忘れずチェックしておきたいのが、共用部分の清掃および管理状況です。
エントランスや廊下など、人の目に触れる部分に目立つ汚れや傷があると、賃貸借契約を結んで毎日オフィスビルへ通勤する従業員のモチベーション低下が懸念されます。
従業員だけでなく、取引先など、外部からオフィスビルを訪れる方の印象が悪くなるおそれもあるでしょう。
たとえば、エントランスや廊下は床にホコリやゴミが落ちていないか、隅にゴミがたまっていないか確認してみてください。
一緒に壁や床の剥がれ・ひび割れの有無もチェックしておくと、オフィスビルの管理が行き届いているかを確認できます。
オフィスの清潔感は見た目だけでなく、においも重要です。
共用部分に気になるにおいが漂っていないか、その場で確認しておきましょう。

内見におけるチェックポイント②エレベーター

オフィスビルへの入居後を考えるなら、内見時にエレベーターの使い勝手も確認したほうが良いでしょう。
もし、ビルの規模や従業員数とエレベーターの数のバランスがとれていないと、出勤・退勤時間やお昼休憩のタイミングで混雑が発生し、トラブルになるおそれがあります。
適度なエレベーターの数の目安としては、中小規模のオフィスビルで最低でも2基はほしいところです。
大規模なオフィスビルでは、さらに多くのエレベーター数があったほうがスムーズに別のフロアへ移動でき、快適な職場環境につながります。
エレベーターを待つ従業員のことを考えるなら、エレベーターホールの広さと平均的な待ち時間も調べておくと良いでしょう。
エレベーターの数がオフィスビルの規模や従業員数に見合わないと判断したら、別のオフィスビルへの入居を検討することをおすすめします。

内見におけるチェックポイント③水回り

従業員が気持ち良く働ける環境を選びたいなら、水回りが衛生的なオフィスビルがベターです。
とくに、トイレや洗面台は衛生面が気になりやすい場所のひとつであり、汚れが目立つオフィスビルは避けたほうが良いでしょう。
内見のときに立ち寄り、気持ち良く使える環境が整備されているかを確認してみてください。
なお、トイレは男女別に分かれていることはもちろん、個室の数もポイントです。
厚生労働省によれば、男性用のトイレは大便器が60名あたり1個、小便器が30名あたり1個、女性用個室は20名あたり1個の割合が望ましいとされています。
そのほか、温水洗浄便座の有無や、備え付けのサニタリーボックス・収納用ロッカーがあるかを調査することも大事です。

オフィスビルの共用部分の管理体制

借主に管理責任が生じる専有部分とは異なり、オフィスビルの共用部分の管理義務は、基本的に貸主側にあります。

借主に共用部分の管理・修繕義務はなし

オフィスビルの共用部分における管理責任は貸主にあるため、賃貸借契約を結んで入居中の借主には管理責任がありません。
貸主が管理会社に業務を委託しているケースでは、管理会社がオフィスビルの共用部分の管理を担います。
もし共用部分にある照明が切れたりドアが破損したり、廊下の天井から雨漏りが発生したりしたときは、貸主もしくは管理会社が修理する必要があるのです。

借主に共用部分の修理責任が生じるケース

基本的に共用部分の管理および修繕義務はオフィスビルの貸主か管理会社にありますが、あくまでも経年劣化もしくは一般的な使用の範囲内で生じた破損・不具合が対象です。
共用部分の破損や不具合の原因が借主側にあるケースでは、例外的に借主が責任を負うため注意しましょう。
移動させていた備品を廊下にぶつけて壁に傷ができたなど、故意ではない理由で破損させたときは貸主か管理会社に連絡し、指示をあおぐことになります。
ただし、共用部分を破損させたからといって、貸主や管理会社に伝えることなく修繕するのはやめましょう。
状況次第では、破損をきっかけに、周辺の共用部分全体の修理を貸主あるいは管理会社の負担でおこなうケースがあります。
共用部分に傷をつけたからと焦って対応するのではなく、まずは共用部分の管理を担当する方に連絡をとり、破損部分と状況を伝えることを優先することが大切です。

水回りはケースごとに管理担当が異なる

オフィスビルの共用部分は、基本的に専門業者が清掃を担当しますが、注意したいのがトイレと給湯室です。
オフィスビルによっては、共用部分ではなく専有部分とみなすことがあり、借主がトイレなどの清掃管理を担当しなければならないケースがあります。
たとえば、ワンフロアを丸ごとひとつの会社がオフィスとして借りていると、その階にあるトイレや給湯室は借主の専有部分と判断される可能性があるのです。
賃貸借契約を結ぶ前には、どの範囲が共用部分にあたり、どこからが専有部分になるのかを確認しておくことをおすすめします。

まとめ

共用部分とは、エントランスやエレベーターなど、専有部分に該当しないエリアを指します。
オフィスビルの内見では、共用部分の清掃状況をはじめ、エレベーターの利便性や水回りの衛生面を確認しましょう。
共用部分の管理責任は、基本的にオフィスビルの貸主または管理会社にあることも覚えておいてください。