オフィス移転を業者に頼むメリットは？業者選びのポイントや注意点をご紹介

従業員の増加や事業の拡大など、さまざまな事情でオフィス移転を考えている方もいるでしょう。
オフィス移転の際は、一般的な引っ越し業者ではなく、専門の業者に依頼するのがおすすめです。
今回は、オフィス移転を専門業者に依頼するメリットや業者選びのポイント、注意点についてご紹介します。

オフィス移転を専門業者に頼む必要性とメリット

オフィス移転の際は、通常の引っ越し業者ではなく、オフィス移転の専門業者に依頼するのがおすすめです。
事業用のオフィスの移転は、一般的な住宅の引っ越しとはさまざまな面で異なります。
そのため、オフィス移転にノウハウのある専門業者に依頼したほうが、スムーズに進む可能性が高くメリットが多いです。

オフィス移転には6か月以上の時間がかかる

オフィス移転には、6か月以上の長い時間がかかることが多いです。
移転の方針を決めるためには、現在のオフィスの問題点を洗い出し、それを解決できるオフィスを選ぶ必要があります。
オフィス移転の専門業者なら、次のオフィス選びに関する相談ができるうえ、物件の紹介も受けられるメリットがあります。
移転には6か月から8か月、長ければ1年近く時間がかかるため、有効に時間を使うのであれば専門業者に依頼するのがおすすめです。

コストを抑えられる可能性がある

オフィス移転の専門業者を利用するメリットは、移転にかかるコストを抑えられる可能性があることです。
移転にかかるコストを抑えるためには、従業員の働き方などから出勤率や必要なオフィス機能を見極めて物件を選ぶ必要があります。
オフィス移転の専門業者に依頼すれば、契約面積など移転先の条件を最適化した物件選びができます。

計画的にオフィス移転をおこなえる可能性がある

オフィス移転の専門業者に依頼するメリットは、計画的なオフィス移転が可能なことです。
専門業者には、これまでの実績に伴うノウハウがあり、効率の良いオフィス移転の方法を知っています。
そのため、自社だけで計画を立てて一般的な引っ越し業者に移転を依頼するよりもメリットが多いです。
計画的な移転のためには、さまざまな専門知識が必要ですので、そういった部分を業者に任せられるメリットもあります。

オフィス移転における業者選びのポイント

オフィス移転を成功させるためには、業者選びがポイントです。
オフィス移転を専門に掲げているからといって、必ずしも実態の伴う事業者であるとは限りません。
業者選びの際は、いくつかのポイントを押さえたうえで、自社に合ったところを選ぶ必要があります。

業者の実績を確認する

オフィス移転のポイントは、依頼する業者の実績を確認することです。
これまで何件もオフィス移転を手がけているような業者であれば、オフィス移転に関するノウハウを積み重ねている可能性があります。
オフィス移転を成功させるためには、移転後スムーズに事業を再開できるようにしておく必要があるでしょう。
そのためにも、移転のノウハウを持っている業者を選ぶことが大切です。
また、業者自身が掲げる実績だけでなく、利用したほかの事業者による口コミや評判を調べるのもポイントになります。
パンフレットや公式サイトなど、業者が提供している情報のなかに書かれているのは、基本的にその業者の良い部分です。
そのため、利用した事業者にしかわからない注意点などが隠れている可能性があります。

業者のサービス内容を確認する

オフィス移転における業者選びのポイントは、業者が独自に提供しているサービスです。
移転のサポートを請け負っている業者によって、どのような独自のサービスを提供しているかは異なります。
業者によっては、移転に必要な書類申請の代行など、便利なサービスを提供しているところもあるでしょう。
また、業者によっては対応しているのが什器の移動だけだったり、内装工事やレイアウトの作成なども依頼できたりと業務の内容にも幅があります。
コストカットのために、自社でできる部分は自社でも進めつつ、ニーズに合った業者を選んで移転を効率化させるのがポイントです。

アフターフォローが受けられるかを確認する

オフィス移転における業者選びのポイントは、移転後のアフターフォローの確認です。
業者によっては、オフィスの移転が済んで事業を開始してから発生したトラブルに対するアフターフォローを提供しています。
オフィスの移転は、引っ越し作業が終わったらそれで完了ではなく、その後のオフィスの使い勝手や不具合の有無についても確認しなければなりません。
想定よりも使い勝手が悪かった、予期せぬ不具合が発生したなど、トラブルが発覚した際に迅速かつ充実したアフターフォローを受けられる業者を選んだほうが良いでしょう。
アフターフォローの内容については、業者によって異なるため、事前に確認しておくことが大切です。

オフィス移転における業者選びの注意点

オフィス移転に伴う業者選びには、いくつかの注意点が存在します。
注意点を押さえておかないと、業者に移転を依頼したことにより、余計にオフィス移転が難しくなってしまうことすらあるでしょう。
自社の希望する条件に合致している業者なのか、よく確認しておくことがおすすめです。

タイミング次第では移転に時間がかかる

業者選びの注意点は、依頼のタイミング次第で移転に時間がかかる可能性があることです。
さまざまな事業者によるオフィス移転が立て込んでいる繁忙期は、業者も対応が遅れる可能性があります。
一般的なオフィス移転の繁忙期は1月から3月、そして9月から12月です。
これらの時期に移転を相談しようとすると、スケジュールを合わせられずに移転が遅れる可能性があります。
その一方で、6月から8月にかけてはオフィスを移転する事業者が少ないです。
したがって、夏場にオフィスの移転を検討すると、スムーズに話を進められる可能性があるでしょう。

見積もりはしっかり確認する

オフィス移転の業者選びにおける注意点は、見積もりの内容をしっかり確認することです。
業者によっては、全体の金額だけを提示して詳細なサービスの内容を説明していないことがあります。
見積もりにサービスの内容と対応する金額の詳細がしっかり記載されているかを確認し、それが見合ったものであるかをチェックしましょう。
また、作業する人員が社員なのか、アルバイトなのかによってもクオリティは異なります。
気になることはすべて質問し、明確な答えが返ってくるか、納得がいくかを判断基準にすることも大切です。

自社の課題に寄り添ってくれる業者かを確認する

業者選びの注意点は、自社の課題に寄り添い、解決のための提案をしてくれる業者かを確認することです。
オフィスは、ただ新しいところに移転すれば良いわけではなく、現状の課題を解決して効率的な業務を実現させる必要があります。
そのため、現在の課題を丁寧にヒアリングし、それを解決するための提案をしてくれる業者を選ぶことが大切です。
事務的な対応しかおこなってくれない業者を選ぶと、結局課題の解決にならないことがあります。
打ち合わせをしっかりおこない、細やかな対応をおこなってくれる担当者がいる業者を選ぶと良いでしょう。

まとめ

オフィス移転は、時間をかけて綿密に準備する必要があるため、専門業者に任せるのがおすすめです。
移転に関する実績があり、サービス内容やアフターフォローの内容が充実している業者を選ぶと良いでしょう。
また、オフィスを移転するタイミングについても、よく考える必要があります。