事務所としての選択肢!バーチャルオフィスの概要やメリットを解説
起業をして間もない場合など、事務所が必要なものの費用が気になるケースに適した選択肢として、バーチャルオフィスがあります。
しかし、バーチャルオフィスのサービス内容や、事務所としての住所がどうなるのかなど、利用にあたっての疑問もわいてくるでしょう。
そこで今回は、バーチャルオフィスの概要やレンタルオフィスとの違い、利用のメリット・デメリットを解説します。
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目次
事務所に代わるサービス提供!バーチャルオフィスとは?
一般的な事務所を利用するには初期費用などのコストも必要ですが、事業の開始直後はできるだけ費用を抑えたいと考えるケースも、あるのではないでしょうか。
まずは、バーチャルオフィスとはどのようなものなのか、概要やサービス内容から、ご紹介します。
バーチャルオフィスとは?
バーチャルオフィスとは、物理的な事務所を構えず、事業開始に必要な最低限のサービスを利用できるサービスです。
運営している会社は、電話代行やレンタルオフィスの会社などが一般的です。
オフィスビルのフロアを運営会社が借り、バーチャルオフィスとして提供するサービスをおこないます。
バーチャルオフィスは、直訳すると仮想的な事務所ですが、実際に業務をおこなう空間は提供されません。
レンタルオフィスやコワーキングスペース、シェアオフィスとは異なるサービスです。
サービス内容
利用できるサービス内容は、通常、基本的なものと有料オプションに分けられます。
運営されるバーチャルオフィスによって異なりますが、一般的には郵便物の受け取りや転送、電話番号やFAX番号の提供が基本料金で利用できるサービスです。
新たに事業をおこなう際には、郵便物の受け取りだけでなく、金融機関の口座開設や開業届など、住所が必要となる場面が多くあります。
そのような時に、実際に事務所を構えていなくても、バーチャルオフィスの住所や電話番号を利用できることは、安心して事業を進めることにつながります。
電話番号は、自宅の固定電話や個人の携帯電話番号を設定しておくと、転送で受けることも可能です。
郵便物は、代わりに受け取ってもらったり、転送してもらったり、または定期的に自分で受け取ることができます。
作業スペースの提供はないものの、打ち合わせや会議室を利用することは可能です。
打ち合わせスペースや会議室は、基本料金に含まれる場合もあれば、有料オプションとなる場合もあります。
予約しておけば、取引先との商談の際にも、気軽に利用することが可能です。
また、有料オプションとして、法人登記代行のほか、経理や会計、労務、税務のサポートが提供されることもあります。
助成金や融資の申し込みをサポートするサービスを提供している場合もあり、スタートアップ時に利用するのも良いでしょう。
バーチャルオフィスは、事業を始めるために必要な基本的なものをレンタルできるサービスですが、内容は運営会社によって異なるため、事前に確認し、検討することが重要です。
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バーチャルオフィスとほかの事務所サービス!両者の違いをご紹介
近年、バーチャルオフィスの利用を考える企業は増えていますが、レンタルオフィスなど、イメージの似ている他のサービスとの違いがあいまいになっているケースがあるかもしれません。
ここでは、事務所の代わりにバーチャルオフィスを検討する際に知っておきたい、レンタルオフィスとの違いをご紹介します。
レンタルオフィスとの違い
2つのサービスは、どちらも事務所が必要な人に便利ですが、根本的な違いがあります。
もっとも大きな違いは、実際に事務所として使用する作業スペースの有無です。
バーチャルオフィスでは作業スペースは提供されず、電話の転送や貸会議室の利用などが可能です。
一方、レンタルオフィスには電話回線や鍵室のほか、作業スペースも備わっています。
簡単に言うと、バーチャルオフィスはサービスのみを借りるもので、レンタルオフィスはサービスと場所を借りるものです。
一般的なレンタルオフィスでは、事務所で使われるコピー機などの備品やWi-Fi、固定電話があらかじめ備え付けられているでしょう。
実際に働くスペースは個室であり、複数人が同じスペースで作業するコワーキングスペースとは異なります。
備品と通信機器、個室が揃っているため、レンタルオフィスは賃貸事務所と同等の機能を提供します。
机や椅子などの備品も用意され、共用設備の会議室も利用可能です。
レンタルオフィスも住所を口座開設や登記に使用することが可能です。
ただし、レンタルオフィスの利用に必要な賃料や保証金は、貸事務所よりもリーズナブルな傾向があります。
全国でレンタルオフィスは増加しています。
バーチャルオフィスは基本的にサービスのみを利用するため、レンタルオフィスよりもさらに安価であることが大きな特徴です。
事業の規模や必要なものに応じて、適切なサービスを検討しましょう。
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バーチャルオフィスを事務所に選択!メリット・デメリットを解説
一般的な事務所を構えるよりも、リーズナブルに利用しやすいことがバーチャルオフィスの魅力ですが、メリットはほかにも複数あります。
ここでは、事務所としてバーチャルオフィスを利用する際の代表的なメリットと、デメリットについてご紹介します。
メリット
貸事務所を利用すると、毎月のコスト負担が大きくなります。
バーチャルオフィスなら、サービス内容にもよりますが、費用を抑えながら最低限必要なサービスを利用できます。
事務所を借りる場合、賃料に加えて光熱費や通信費、設備の維持管理コストも必要です。
バーチャルオフィスを利用する場合、これらのコストはすでに利用料に含まれているため、安心です。
事業を立ち上げる際に、家賃を抑えたい場合でも、好立地の住所を確保したいことがあります。
バーチャルオフィスは、都心部の一等地でサービスが展開されていることが多く、これを利用することで、名刺やホームページに都心の住所を記載できるというメリットがあります。
バーチャルオフィスの住所を利用することは、言い換えれば、自宅の住所を公開するリスクや心配を避けることにもつながるでしょう。
とくに女性起業家などにとっては、プライバシー保護の観点から、自宅住所を公開せずに済むバーチャルオフィスは安心感を提供します。
また、事業のスタートには多くの手間がかかることが一般的です。
事務所を借りる場合、入居審査やインターネット、電話回線の工事など環境を整えるのに1か月以上かかることが多いです。
一方、バーチャルオフィスは、通信回線の契約手続きが異なり、早ければ即日利用開始ができます。
審査を経て、1週間ほどで業務を始められることが多いです。
開業までの期間が迅速に進めやすい点も、バーチャルオフィスの魅力であり、メリットです。
デメリット
メリットの多いバーチャルオフィスですが、デメリットもあります。
ひとつは、実際に仕事をおこなう場所を別途用意する必要があることです。
また、バーチャルオフィスの住所で融資を受ける際、条件によってはリスクとなる可能性があります。
有料職業紹介事業の許認可を得る場合など、業種によっては専用の業務スペースが必要になることもあります。
開業時には、業種によって注意が必要です。
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まとめ
近年、注目されるバーチャルオフィスは、物理的な事務所を構えずに、事業の運営に必要なものを提供してもらえるサービスです。
個室の業務スペースがあるレンタルオフィスとは違い、サービスのみに特化していることが特徴ですが、その分、リーズナブルな利用が可能です。
コストを抑えながら、開業までスピーディーなどが魅力ですが、メリット・デメリットの両面から、自分に適した事務所の利用を検討しましょう。
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