フレキシブルオフィスとは？事務所の種類やメリット・デメリットを解説

「フレキシブルオフィス」は、従来のオフィスよりも費用を抑えて利用できることが多く、テレワークなどの新しい働き方にも柔軟に対応できると注目されています。
本記事では、フレキシブルオフィスの概要や特徴、種類、フレキシブルオフィスの事務所にするメリット・デメリットについて解説します。
事務所の賃貸借契約を検討している方は、ぜひ参考にご覧ください。

事務所の1つ「フレキシブルオフィス」とは？

フレキシブルオフィスは、コワーキングスペースやシェアオフィス、レンタルオフィスなど、いろいろな使い方ができるオフィスの総称です。
「フレキシブル」とは「柔軟な」を意味し、その言葉の通り契約方法が自由度の高いことが特徴になります。
たとえば、1日単位や1か月単位など、短期的にも気軽に利用可能です。

フレキシブルオフィスが注目される背景

政府が推進する働き方改革やテレワークの浸透により、「いつでも・どこでも働ける」環境が求められています。
フレキシブルオフィスは、こうした新しい働き方に対応しやすいオフィスとして注目度が高まっています。
以前は、首都圏や主要都市に集中していましたが、最近では地方にもフレキシブルオフィスが増えているほど人気です。
出張先や郊外で仕事をする際にも利用しやすく、利便性が高まっています。
「オフィスは長期契約があたりまえ」のイメージをお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、フレキシブルオフィスなら、必要なときだけ利用できるため、コスト面でも時間面でも無駄が少なくなります。

フレキシブルオフィスの特徴・活用方法

一般的な賃貸オフィスは、数年単位で契約するのが普通ですが、フレキシブルオフィスなら数日や1か月など短期間での契約も可能です。
必要な期間だけ利用できるので、コストを抑えながら柔軟に運用できます。
デスクや椅子、インターネットなど、仕事に必要な設備が一通り整っているため、契約後に大がかりな準備をしなくても即日から業務をスタートできます。
設備投資やレイアウトの調整などの手間が大幅に削減できる点は大きな魅力です。
フレキシブルオフィスは法人だけでなく、個人契約にも対応しているケースが多いです。
フリーランスや個人事業主の方にも利用しやすく、より幅広い働き方をサポートします。
フレキシブルオフィスは、さまざまな働き方や目的に合わせて利用できるように設計されています。
短期・長期を問わず、多様な契約プランが用意されているため、自分たちのニーズに合ったプランを選択できるのも特徴です。

フレキシブルオフィスとされる事務所の種類とは？

フレキシブルオフィスには、「コワーキングスペース」「シェアオフィス」「レンタルオフィス」など、さまざまなタイプがあります。
大きく分けると、専用個室がある契約と専用個室がない契約の2種類です。

事務所の種類①コワーキングスペースの特徴

「コワーキングスペース」とは、さまざまな企業や個人がオープンな共有スペースで仕事をするタイプのフレキシブルオフィスです。
スペースには専用の個室や固定された作業スペースは設けられていません。
コワーキングスペースの最大の魅力は、異なる業界やバックグラウンドを持つ方々が同じ場で仕事をし、互いに刺激を受けたり、積極的にコミュニケーションを取ったりできる点です。
料金も比較的安価で、低コストで働きたい個人にはとくにおすすめです。
また、交流が活発な環境を求める方や、異業種の方々との新たな接点を作りたい方にも適しています。

事務所の種類②シェアオフィスの特徴

「シェアオフィス」は、1つのオフィスを複数の企業や個人が共有する形で利用するスペースです。
事前に会員登録や契約をおこなった企業や個人のみがアクセスできます。
個室型のレンタルオフィスに比べて料金がお手頃なため、コストを抑えてオフィススペースを利用したい個人や、経費を節約しつつ事業拠点やテレワーク拠点を増やしたい企業に最適です。
また、シェアオフィスでは利用者限定で交流会などのイベントが開催されることもあります。
これにより、新しい仕事仲間を見つけたい個人や企業にとって、ビジネスチャンスを広げる機会となり得ます。

事務所の種類③レンタルオフィスの特徴

「レンタルオフィス」とは、プライバシーとセキュリティが確保された個室型のフレキシブルオフィスです。
各部屋に鍵をかけることができるため、プライバシーの保護や安全性に優れています。
レンタルオフィスは、使用人数に応じてさまざまな広さの部屋が用意されており、一人用の小さな部屋から数十人が利用できる大きな部屋、共有の会議室まで、目的に応じて選ぶことが可能です。
個室は完全なプライベートスペースとして機能し、コンピューターやプリンターなどの機器を常設することができます。
デスクトップPCや他の重要な機器を安心して設置して使用することが可能で、とくに機器の設置が必要な個人や企業に適しています。

フレキシブルオフィスの事務所にするメリット・デメリット

では実際に、フレキシブルオフィスを事務所にするとどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

フレキシブルオフィスのメリット

フレキシブルオフィスの最大のメリットは、コストの削減ができる点です。
オフィス面積を減らせるため、従来のオフィス規模を縮小したり、場合によっては手放すことも可能になります。
初期費用が少ない点も魅力的です。
通常は月単位で契約でき、必要に応じて無駄なく利用できます。
インターネットや家具など、必要な設備が揃っているため新たに購入するコストを抑えられるのも嬉しいところです。
内装工事や配線工事が不要で、退去時に原状回復費用がほぼかからない点もメリットです。
低コストで複数拠点を持つことも可能となります。
一部のフレキシブルオフィスでは、都内や全国にある拠点を追加料金なしで利用できる場合があります。
地域やオフィス面積に縛られず優秀な人材を雇用できる点もメリットです。
居住地に関係なく採用できるため、遠方に住む人材とも面接・契約がしやすくなります。
フレキシブルオフィスを活用すれば、「社員数の増加＝オフィスの拡大」とは限りません。
オフィスの規模を気にすることなく、必要なときに必要な人材を採用できます。

フレキシブルオフィスのデメリット

フレキシブルオフィスは、共同利用が前提です。
そのため、各オフィスの利用ルールにしたがわなければなりません。
たとえば利用時間や設備の使い方、ゴミの捨て方など、施設ごとに細かい規定が設けられていることが多いです。
また、月々の家賃単価だけを比べると、通常の賃貸オフィスより割高になるケースが多いのもデメリットです。
ただし、通常の賃貸オフィスでは、電気代や内装費、飲み物、会議室などがすべて別料金という前提で計算されるため、単純比較が難しい面があります。
また、長期で固定的に利用する場合は、利用料の負担が大きくなる可能性もあります。
セキュリティリスクがある点もデメリットです。
共用スペースが多いぶん、情報漏えいなどのセキュリティリスクが高まります。
電話ブースを設けている施設は増えましたが、常に空いているとは限りません。
施設のWi-Fiはほかの利用者と共有するため、セキュリティが厳しい業務をおこなう場合は、個別回線を引き込めるかどうか施設に確認する必要があります。
さらに、大量の設備や在庫を持ち込めない点にも注意が必要です。
フレキシブルオフィスは荷物の持ち込みに制限があることがほとんどです。
サーバー機器や大量の在庫・資料を保管する必要がある場合は、通常のオフィスほど自由がききません。
近年は、フロアを丸ごと借りられるプラン（フロア専有型）も増えているため、必要に応じて確認してみると良いでしょう。

まとめ

フレキシブルオフィスとは、柔軟な賃貸借契約ができる事務所のことです。
フレキシブルオフィスは「コワーキングスペース」「シェアオフィス」「レンタルオフィス」などの種類があります。
コスト削減できるメリットがある一方で、セキュリティリスクがある点がデメリットです。