オフィス移転で解約する前に確認することとは？解約の流れや費用を解説

オフィス移転の際は、現オフィスの「解約手続き」を並行して進めることが欠かせません。
ただし、オフィスの解約は一般的な賃貸住宅の退去よりも手続きが複雑で、検討すべき項目も多岐にわたります。
本記事では、オフィス解約前に確認が必要なことや、オフィスを解約するときの流れ、解約にかかる費用について解説します。

オフィス移転で解約する前に確認しておきたいポイント

オフィス解約の際は、解約前に解約の目的、解約予告期間、費用を確認することが大切です。

解約の目的を明確にする

まずは、オフィスを解約する目的をはっきりさせましょう。
オフィス移転をするのであれば「社員数の増減に対応した広さのオフィスを探したい」「立地を変えて顧客や取引先とのアクセスを改善したい」など、どのような理由で移転を検討しているのかを整理しましょう。
たとえば「業務のオンライン化が進み、物理的なスペースを必要としなくなった」「事業規模の縮小に伴いコストを削減したい」など、目的を具体的に挙げると、次のステップへ円滑に移れます。
目的があやふやだと、解約に至る判断が後からブレたり、必要な準備が漏れたりする原因になるので注意が必要です。

契約書を確認し、解約予告期間を守る

次に、オフィスを借りる際に交わした契約書を再度チェックし、どのくらい前に解約を伝えなければならないかを確認します。
いわゆる解約予告期間です。
一般的には3～6か月前の予告が必要とされることが多いですが、契約によってはそれ以上の期間が設定されている場合もあります。
解約予告期間を守らないと、家賃や共益費を余計に支払わなくてはならない可能性もあります。
とくに、賃貸借契約の更新直後や長期契約の場合は、解約予告期間が長めに設定されているケースがあるので要注意です。
オフィスの引き渡しが遅れると、新しいオフィスへの移転スケジュールにも影響が及ぶため、事前のスケジュール管理を徹底しましょう。

原状回復や違約金などの費用を把握する

解約の際には、オフィスを借りる時点で取り決められた費用についても確認が必要です。
多くの場合、退去時には原状回復義務が発生し、壁紙や床の汚れ・破損箇所などを修繕して契約時の状態に戻さなくてはなりません。
オフィスの広さや使用状況によって修繕費は大きく変動するため、事前におおよその見積もりを取っておくことが望ましいでしょう。
また、契約期間の途中で解約する場合には、違約金が発生することもあります。
契約書に「〇年未満の解約であれば違約金として〇か月分の賃料を支払う」などの条項がある場合は、費用面を把握したうえで解約手続きを進めることが重要です。
解約時のコストが大きいと、移転後の資金繰りに悪影響を及ぼすおそれもあります。
引っ越し代や新オフィスの敷金・保証金なども合わせて考慮し、全体的な予算管理をおこないましょう。

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オフィス移転で解約するときの流れとは？

オフィス移転にともない、現オフィスを解約する際には、契約書の内容や社内外への連絡など、スムーズに進めるために押さえておきたいステップがいくつかあります。
解約時の主な流れを3つのフェーズに分けて解説します。

①移転先の確保と社内外のスケジュール調整

まずは、解約を検討する段階で、新しいオフィスの移転先を候補としていくつかピックアップし、比較検討をおこないましょう。
物件選定の基準としては、「社員数に見合った広さ」「取引先や顧客とのアクセス」「賃料や管理費などのコスト面」などが挙げられます。
契約の重複期間をなるべく短くするためにも、現オフィスを退去するタイミングと新オフィスへの入居時期の調整が重要です。
くわえて、移転先のレイアウトや必要な設備の確認も忘れないようにしましょう。
たとえば、従業員が快適に働くためのネットワーク環境や会議室の数、オフィス家具の配置スペースなど、事前の下見と検討が必要です。
移転計画が固まったら、社内関係者や取引先・顧客に対しても、いつから新オフィスで業務を開始するかなどのスケジュールを共有し、混乱を避けるようにしましょう。

②解約予告と手続きの流れ

移転先がほぼ決まったら、続いて賃貸借契約の解約予告に関する手続きをおこないます。
一般的には3～6か月前に申し出るケースが多いですが、契約内容や契約形態によってはそれ以上の期間が必要なこともあります。
まずは契約書を再度読み込み、解約の申し入れ方法と必要書類を確認しましょう。
解約通知書が書面で必要な場合もあれば、電子データや口頭での申し出が認められるケースもあります。
手続きに不備があると退去時期がずれ込み、余計な家賃を支払うリスクが高まるため、契約書に則った手続きを心がけてください。

③退去準備と原状回復の流れ

賃貸オフィスを契約する際に「退去時には元の状態に戻すこと」として取り決められるのが原状回復義務です。
壁紙や床の汚れ・破損、パーテーションの設置・撤去など、業者に依頼して修繕・補修が必要となることも少なくありません。
オフィスレイアウトを大きく変更している場合や、設備を増設している場合は、それらを撤去して契約時の状態に戻すために追加費用がかかる可能性があります。
原状回復工事は、物件の引き渡しまでに完了していることが条件です。
100坪未満のオフィスであれば、通常はおおむね2週間～1か月が工期の目安ですが、レイアウトの複雑さや設備の状態によっては1か月超えに及ぶ場合もあります。

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オフィス移転の解約時にかかる費用とは？

退去に向けて計画を立てるには、あらかじめ全体的なコストを把握しておくことが大切です。
オフィス解約時に発生しやすい費用の目安を解説します。

原状回復費用の目安

オフィス規模ごとの一般的な1坪あたりの原状回復費用は、以下のとおりです。

●小規模オフィス（15～20坪前後）：3万円～5万円
●中規模オフィス（～100坪程度）：4万円～8万円
●大規模オフィス（100坪超）：8万円～12万円

実際の金額は、レイアウト変更の度合いや設備の劣化状況によって大きく変動します。
正確な費用を把握するには、専門業者に見積もりを依頼しましょう。

引っ越し費用の目安

オフィス移転にかかる引越し費用は、従業員1人あたりおおよそ2万円～3万円が一般的な相場です。
ただし実際の金額は、移転先までの距離、荷物の量、引っ越しを実施する時期などの要素によって大きく変動します。
とくに3月の決算期や4月の新年度が近づくとオフィス移転需要が急増するため、見積もりが平常時より高額になるケースが少なくありません。
くわえて、パソコンやサーバー、プリンターといった精密機器を多く保有している場合は、梱包や養生に専門技術が求められるため費用が上乗せされる傾向があります。
重要書類や高価な備品については紛失や破損のリスクを最小限に抑えられるよう、専用ケースの使用やセキュリティ便の利用など万全の対策が欠かせません。

不用品の廃棄費用の目安

オフィス移転の際に発生する不要なオフィス用品は、産業廃棄物として扱われるため一般の粗大ごみには出せません。
専門の産廃処理業者へ依頼すると、4トントラック1台分でおおむね10万円～20万円が相場です。
このなかには車両費・人件費・養生費などが含まれます。
なお、一部自治体の処分場では条件を満たせば企業が直接産業廃棄物を持ち込める場合があります。
受け入れ可否は業種や資本金、従業員数などで変わるため、事前に管轄の自治体へ問い合わせてください。
まだ使用できるオフィス用品が含まれている場合は、リサイクルや買取サービスに見積もりを依頼し、買取不可となったものだけを廃棄すると処分コストの削減につながります。

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まとめ

オフィスを解約する前には、目的を再確認し、契約書の内容にある解約予告期間を把握し、さらに原状回復などの費用を見落とさないようにすることが重要です。
オフィス解約の流れは、移転先の確保から始まり、解約予告による手続きを経て、最後に原状回復をおこない物件を引き渡します。
オフィス解約時には、原状回復費・引っ越し費用・廃棄費用のコストがかかります。