オフィスの縮小移転とは？メリットや移転のポイントを解説

働き方改革の推奨やテレワークの浸透などにより、オフィスの縮小移転を検討する企業が増えている実状を耳にしたことがある人もいるでしょう。
オフィスの縮小移転におけるメリットを活かすと、業務効率化やコスト削減などのメリットがある一方、注意点も理解しておかなくてはなりません。
そこで今回は、オフィスを縮小移転するメリットや移転のポイントを解説します。

オフィスの縮小移転とは

オフィスの縮小移転とは、オフィスの規模や面積を現状よりも狭くし、面積が狭い別のフロアやビルへ移ることを指します。
移転せず、面積のみ減らす行為は縮小に該当し、縮小移転と同じように検討する企業が増えているのです。

縮小移転の増加理由①テレワークの浸透

オフィスの縮小移転が増加した大きな理由のひとつに、テレワークの浸透が挙げられます。
2020年の春に新型コロナウイルスが感染拡大したタイミングで、全国的に外出自粛が呼びかけられ、多くの企業でテレワークの導入が進められました。
国土交通省の調査によると、2020年4月から5月の時点において、全国でテレワークを利用した割合が27%だったとのデータがあります。
東京圏に焦点を当てると、テレワークの割合が42%にも及んでおり、新型コロナウイルスの影響が大きかった事実がうかがえます。
コロナ収束以後も、テレワークによる働き方が浸透し、以前に比べてオフィスに出勤する人の数は減っているといわれているのです。

縮小移転の増加理由②柔軟な働き方への移行

ICTツールの導入により、オフィス以外に、サテライトオフィスやコワーキングスペース・自宅などでリモートワークとしておこなえる業務が増えました。
時間や場所にとらわれない柔軟な働き方ができるだけでなく、災害発生時にも従業員の安否確認や事業の早期再開などに活用することが可能です。
柔軟な働き方は、少子化に伴う労働人口の減少に向けた対策にもなっており、優秀な人材を集めるのに取り入れている企業も増えています。

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オフィスの縮小移転におけるメリット・デメリット

オフィスの縮小移転は、企業にさまざまなメリットやデメリットをもたらしますが、それぞれの内容を理解しておくと縮小移転の効果をさらに高められます。
ここでは、メリットとデメリットを2つずつ解説します。

オフィス縮小移転のメリット①コスト削減

オフィス縮小移転による賃料や光熱費などのコスト削減は、大きなメリットとして多くの企業が着目しているポイントです。
縮小した分だけ賃料や光熱費用を抑えられるほか、オフィス内に設置する設備や備品も減らせます。
さらに、テレワークで従業員の出社回数が減ることにより、通勤費の削減も見込まれ、結果として毎月の固定費削減につながります。
縮小移転後、立地の良い場所へ移転する企業も見られ、従業員の利便性が高まる場合もあるのです。

オフィス縮小移転のメリット②業務効率化につながる

オフィスの縮小移転には、無駄なスペースを減らす必要があり、そのためには業務効率化やペーパーレス化が必須です。
オフィスでおこなう業務とオフィス以外でも執行可能な業務を分けると、従業員の業務満足度向上が期待でき、従業員が自発的に業務をおこなえるようになるでしょう。
空いたスペースに接客スペースや従業員専用の休憩所・カフェなどを設置すると、従業員満足度だけでなく、対外イメージの向上も期待できます。

オフィス縮小移転のデメリット①コミュニケーションが取りづらくなる

オフィスを縮小移転するデメリットとして、コミュニケーションに支障が出る点が挙げられます。
従業員が対面して交流する機会が減り、業務上必要な相談やフォローがしにくくなると感じる可能性があるため、適切なフォローが必要です。
従業員同士のコミュニケーションが取りづらくなると、働く意欲の低下につながる場合もあり、モチベーションが上がらなくなるケースもあります。
別途コミュニケーションの場を設ける、コミュニケーションツールを導入するなど、企業側の配慮が求められます。

オフィス縮小移転のデメリット②縮小移転までの手間や費用がかかる

オフィスの縮小移転は、作業完了までに現オフィスの原状回復工事や、新しいレイアウトの立案・移転作業など、さまざまな作業をおこなわなくてはなりません。
移転せずに縮小のみおこなう場合も、レイアウト変更・電気工事・インターネット工事などの手配が必要となるため、余裕を持った準備期間と予算の確保も考慮しましょう。

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オフィスの縮小移転を成功させるためのポイント

オフィスの縮小移転を成功させるには、ポイントをきちんと押さえたうえで実行することが大切です。
移転前のオフィスが良かったと後悔しないよう、ここで解説する3つのポイントをしっかりと理解しておきましょう。

ポイント➀縮小移転の目的を明確にする

オフィスの縮小移転がなぜ必要なのか、縮小移転により達成したい目的は何なのかなど、縮小移転の目的は企業ごとに異なります。
縮小移転の目的を明確にしておくとゴールが見やすくなり、スムーズな準備をおこなうことが可能です。
コストを抑えるためだけに縮小移転をおこなっても、生産性が下がったり業務効率が悪くなったりしては逆効果となり、意味がありません。
目的を明確にしないまま縮小移転すると、マイナスのイメージに受け取る従業員がいるおそれもあります。
社内の混乱を避けるためにも、縮小移転の目的を事前に明確にし、周知したのち実行に移しましょう。

ポイント②費用対効果を検討する

オフィスの縮小移転にどの程度費用がかかるのか、事前にきちんと検討しておくことも大切です。
コスト削減に向けて縮小移転をしようとしても、移転後のコストが高くなると意味がなくなってしまいます。
オフィスの縮小移転に必要となる主な費用には、以下のものがあります。

●移転費用
●工事費用
●移転前オフィスの原状回復費用
●内装工事費用
●ツール導入にかかる費用
●ツールのランニングコスト
●敷金・礼金
●仲介手数料
●火災保険料

費用対効果をできるだけ高めるには、運用に必要な上記の費用がどのぐらい必要となるのか、金額を算出しておくことが大切です。

ポイント③社内整備を進める

オフィスの縮小移転で社内に混乱が生まれないよう、事前に社内整備を進めておくことも、縮小移転を成功させる大切なポイントです。
具体的には、以下の取り組みが有効な手段です。

●新しく導入するツールを決めておく
●アウトソーシングできる業務があるかを検討する
●テレワークでおこなう業務と社内でおこなう業務を明確に分ける
●勤務管理や人事評価のルール作りをおこなう
●オフィスレイアウトや必要備品の数などを洗い出す

オフィス縮小移転後の働き方を想定しながら、これらの整備をひとつずつ進めていきましょう。

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まとめ

オフィスの縮小移転とは、現状よりもオフィスの規模や面積を狭くして、面積が狭いフロアや別のビルに移る作業を指し、テレワークの浸透や柔軟な働き方の移行などにより検討する企業が増えています。
縮小移転には、コスト削減や業務効率化などのメリットがある一方、コミュニケーションが取りづらくなったり、手間や費用がかかったりする点がデメリットです。
縮小移転を成功させるポイントとして、目的を明確にする・費用対効果を検討する・社内整備を進めるなどの取り組みが求められるため、スケジュールをしっかりと立てて移転作業を進めていきましょう。