事務所としてタッチダウンオフィスを設けるメリットとは？導入の目的も解説

近年は、従来の事務所とは別に「タッチダウンオフィス」を設置する企業が増えています。
新たな事業形態として注目を集めていますが、タッチダウンオフィスとはどのようなものかわからない方も多いでしょう。
今回は、タッチダウンオフィスとは何かを知るために、概要と設置の目的およびメリットを解説します。

事務所の形態「タッチダウンオフィス」とは

事務所を開設するにあたり、まずはタッチダウンオフィスについて知る必要があります。
概要や特徴などから、タッチダウンオフィスとはどのような事務所なのかを確認しましょう。

タッチダウンオフィスとは

タッチダウンオフィスとは、書類の確認や印刷、パソコン作業など、仕事に関わる作業をおこなうための場所を指す言葉です。
従業員一人ひとり個別に席を設ける従来の事務所とは異なり、タッチダウンオフィスは固定席がないフリーアドレス制が特徴です。
事務所全体をフリーアドレス制とする事務所のほか、事務所内の一区画をタッチダウンスペースとして活用するところもあります。

一時的な作業スペースとしての意味合いが強い

タッチダウンオフィスは、従業員が一時的に利用することを想定しています。
たとえば、営業担当の従業員が外回りの合間に立ち寄って資料をチェックしたり、出張期間にパソコンで書類の作成から印刷までをおこなったりするケースに役立ちます。
また、事務所から離れた場所に自宅があるテレワーカーも、近くにあるタッチダウンオフィスで仕事に携わることも可能です。
タッチダウンオフィスは通信環境だけでなく、電源など仕事に必要な設備が充実しており、作業の効率化も期待できるでしょう。

タッチダウンオフィスの立地

タッチダウンオフィスは、基本的に事務所から遠く離れており、なおかつ拠点が近くにない場所に設置されるケースが多く見られます。
外出中あるいは出張している従業員向けの作業スペースとして設置されているため、本社や事務所の近くにタッチダウンオフィスが設けられるケースはほとんどありません。
また、利用者の多くは営業の合間に足を運ぶことから、移動の最中に立ち寄りやすい駅の周辺に設置されやすい点も、タッチダウンオフィスならではの特徴です。

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事務所がタッチダウンオフィスを設置する目的

タッチダウンオフィスの設置目的は、主に作業スペースの確保と業務の効率化に関する2点です。

目的①作業スペースの確保

タッチダウンオフィスは、急に作業が必要になった場合など、長期間ではなく一時的に作業を進められるスペースを設ける目的で設置されるケースが基本です。
オフィス内には、通信環境やパソコン作業に適したデスク・椅子などがあり、仕事に集中して取り組める環境が整えられています。
また、タッチダウンオフィスによっては、コピー機をはじめ、プリンターや各種事務用品を設置しているなど、事務所と同等の作業を進められるところも見受けられます。
街中で一時的にパソコン作業をおこなう場合に、カフェやレストランなどを選ぶ方もいますが、これらの店舗は飲食を目的としており、事務作業に適した環境とはいえません。
印刷が必要になれば、コンビニエンスストアなどに立ち寄る必要もあり、必要な仕事をひとつの場所で終えることが難しいケースもあるでしょう。
出先で書類作成や修正、印刷など、仕事に必要な事務作業をスムーズに済ませられる点は、営業担当者やテレワーカーなどにとって働きやすいといえます。

目的②業務の効率化

タッチダウンオフィスを設ける目的には、従業員が担う作業の効率化を図る意味もあります。
複数の企業を回る最中に、事務所へ戻ることなく仕事に取りかかれるため、不要な時間とコストを省くのに効果的といえるでしょう。
たとえば、営業担当の従業員が外回り中に資料の手直しが必要になった場合、事務所から遠い場所にいるほど移動時間も交通費も余計にかかります。
出先から近い距離にタッチダウンオフィスが設置されていれば、事務所に戻る時間を短縮でき、速やかに作業に取りかかれます。
資料作成に充てられる時間も増やせるため、細かいところの修正にも手が回りやすくなるでしょう。
また、パソコン作業に適した場所を探す手間を省く意味でも、タッチダウンオフィスを設置する目的は十分あるといえます。
近くにあるカフェに足を運んだものの、店内が混雑していた場合、別の店舗を探す手間だけでなく移動時間も必要です。
タッチダウンオフィスがあれば、作業に適した環境を探す手間も時間も不要であるため、無駄なく仕事を済ませられます。
業務を効率化できれば、従業員の生産性向上につながり、業績がさらに上向く可能性にも期待が持てます。

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事務所がタッチダウンオフィスを設置するメリット

タッチダウンオフィスを設けると、事務所は作業効率の向上やコミュニケーションの活性化など、さまざまなメリットが得られます。

メリット➀作業効率の向上

従業員の作業効率がアップし、仕事をしやすくなる点は、タッチダウンオフィスを設けるメリットのひとつです。
外出先から近い場所にタッチダウンオフィスがあれば、出先あるいは顧客訪問のすきま時間を仕事に充てられるため、短時間でも十分に仕事を進められます。
オフィス内にはパソコン作業などに特化した環境が整っており、その場で資料の作成から印刷、送信まで多くの作業を済ませやすい点もメリットとしては十分です。

メリット②コミュニケーションの活性化

事務所の一部分にタッチダウンオフィスを設置する場合、メリットとしては、従業員どうしのコミュニケーションが活発になりやすい点が挙げられます。
タッチダウンオフィスは、部署や役職を問わず利用できる場所であり、普段仕事場では接しない方との会話も可能です。
ときには、仕事内容に対して新たな視点から意見をもらったり、顔を合わせるなかで従業員どうしの新たな絆が生まれたりすることも期待できるでしょう。
日本では、新型コロナの流行をきっかけに、さまざまな事務所でテレワークが導入され、離れた場所でも手軽に仕事できる環境が整備されました。
その一方で、従業員どうしのコミュニケーションが希薄となった企業も珍しくない状況です。
事務所におけるコミュニケーション問題を解決するためにも、タッチダウンスペースの設置は意義があるといえます。

メリット③気分転換

従業員の気分転換につながる点も、タッチダウンオフィスを設置するメリットとしては重要なポイントです。
タッチダウンオフィスなら、一時的でも仕事環境に変化が生まれてリフレッシュでき、毎日同じ席に座り変わらない景色のなかで仕事をするよりも、作業効率の向上が期待できます。
テレワーカーとして在宅勤務にあたる方も、タッチダウンオフィスを訪れて、普段とは異なる空間に身を置けば気分転換できるでしょう。
とくに家族がいるなかで在宅勤務に携わる方は、タッチダウンオフィスのほうが集中力がアップし、ミスなく仕事をこなせる可能性が高いです。
気持ちが変わるとひとつの作業にかかる時間を短縮でき、1日あたりの仕事量を増やせるケースも考えられます。

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まとめ

タッチダウンオフィスとは、出張中や外回りなどで外出している従業員に向けた、一時的な作業スペースを指します。
設置目的は、主に作業スペースの確保と仕事の効率化の2点です。
従業員の作業効率向上やコミュニケーションの活性化など、さまざまなメリットがあるため、興味があるなら前向きに検討することをおすすめします。